Dit verhaal begint met een omgekeerde gedachte… Stel voor dat we altijd al online hadden samengewerkt zoals tijdens de coronaperiode en dat we ineens, om wat voor reden dan ook, verplicht naar kantoor zouden moeten gaan om te vergaderen. Dan zouden we het raar vinden om lang in de file te staan, met elkaar koffie te drinken en urenlang samen in één benauwde ruimte te vergaderen. Toch zijn er mensen die nog moeite hebben met online vergaderen…
Geïnspireerd door Tweakers…
“Meetings moeten steeds sneller, alleen degene die de leiding heeft praat, en ik kom er nauwelijks tussendoor om mijn mening te geven over iets. Ik voel me eerlijk gezegd best alleen met dit probleem momenteel”, dat lazen wij op Tweakers en het was voor ons de inspiratie om deze 7 tips te beschrijven:
Tip 1: Minder zenden, meer vragen
Vergaderen doe je over het algemeen om van elkaar te leren. Als je namelijk als voorzitter alleen maar zendt, dan had je net zo goed alleen de presentatie kunnen sturen. Met dat in je achterhoofd zal je ervaren dat tussentijds vragen stellen je meer oplevert. Plan dus tijd in om vragen te stellen en beantwoord natuurlijk ook de vragen in de chatberichten.
Tip 2: Maak de groepen niet te groot – Stuur niet klakkeloos URL’s
Er bestaan kernteamleden in een project en collega’s die je slechts enkele keren nodig hebt om input te leveren. Omdat het online vergaderen zo makkelijk in te plannen is bestaat het risico dat er collega’s zijn die onterecht een link ontvangen terwijl zij op dat moment helemaal geen bijdrage kunnen of hoeven te leveren. Door vooraf goed na te denken wie je echt nodig hebt worden groepen vanzelf kleiner.
Tip 3: Laat bij grote groepen iemand de regie voeren
Natuurlijk zullen er momenten zijn dat de hele organisatie geïnformeerd moet worden. Dat kan bijvoorbeeld gaan over een strategische beslissing. Als je met tientallen of zelfs honderden mensen tegelijkertijd online bent dan is het raadzaam om iemand ‘de regisseur’ te laten zijn. Er zijn ook bureaus die zich in livestream evenementen gespecialiseerd hebben en dit volledig voor je faciliteren.
Tip 4: Stuur vooraf een agenda
Door vooraf een agenda te sturen kunnen jouw collega’s al nadenken over mogelijke vragen. Het vooraf sturen van een agenda versterkt de interactie tijdens het online vergaderen. Het voorkomt op voorhand ook ruis van mogelijke sub-onderwerpen die op dat moment niet relevant zijn.
Tip 5: Zorg voor inspirerende presentaties
Online kun je mensen minder goed in de ogen kijken. Doe er daarom alles aan om deelnemers wel geboeid te houden. Gebruik eens een video, deponeer een stelling om over te discussiëren of vertel bijvoorbeeld over iets wat jou de afgelopen week het meest verbaasd heeft. Er zal vast meer gelachen worden.
Tip 6: Investeer in de juiste middelen
Natuurlijk heb je een snelle en stabiele verbinding nodig en gelukkig is dat tegenwoordig razendsnel te regelen. Denk ook aan goed geluid. Je kunt gebruikmaken van headsets, maar als je niet met zo’n ding op je hoofd in beeld wilt verschijnen is een externe USB microfoon ook een aanrader.
Tip 7: Check na afloop of het geslaagd was
De manager van de persoon op Tweakers, die het gevoel gaf van eenrichtingsverkeer, geven we de tip om na afloop van een online meeting ook eens wat vaker te bellen. Waar ieder mens namelijk ook behoefte aan heeft zijn een-op-een gesprekken, van mens tot mens. En dat is precies datgene wat tijdens online vergaderen niet mogelijk is en waar in de normale situatie de wandelgangen of koffiemomenten voor gebruikt werden…
Vragen over online vergaderen?
Vuur ze maar op ons af door contact op te nemen, dan plannen we een online meeting in.
