Een prachtig moment voor elke woningcorporatie is de sleuteloverdracht; bewoners gaan een nieuwe fase aan in hun leven, maar voor die tijd is er al van alles gebeurd. Dat zelfde geldt voor onze ‘Cloud overdracht’. Voor woningcorporaties, die digitaal transformeren, is een compleet stappenplan gemaakt om een nieuwe fase van samenwerken te faciliteren en een nieuwe veilige omgeving te betrekken.
Belangrijke factoren vooraf
Als eerste de factor ‘tijd’, want door die samen voldoende te nemen ga je anders werken dan voorheen en worden nieuwe technieken en mogelijkheden optimaal ingezet en benut. Daarbij spelen veiligheid, flexibiliteit en productiviteit een belangrijke rol. Dit zijn onze vier stappen, als sleutel naar de moderne werkplek, om tot een succesvolle digitale transitie te komen:
Stap 1: Applicatie onderzoek via The Sourcing Company Cloud Readiness Scan
Onderdeel van de moderne werkplek is dat er zoveel mogelijk uitgegaan wordt van SaaS-applicaties en het onderbrengen van overige applicaties in de Microsoft public Cloud (Azure). We starten daarom met een applicatieonderzoek op basis van de The Sourcing Company Cloud Readiness Check, waarbij applicatie onderzoek een belangrijk onderdeel is. Omdat het niet mogelijk is om in één keer alle gewenste applicaties over te zetten naar de geadviseerde cloudoplossing zal er een situatie ontstaan waarin een deel al in de PaaS (Azure) of als SaaS-applicatie functioneert en een deel nog in de huidige vorm. Hiervoor moeten aanpassingen worden gedaan in de bestaande infrastructuur om applicaties toch te laten (samen)werken en de transitie voor gebruikers zo transparant mogelijk te houden.
Stap 2: het inrichten van de The Sourcing Company Baseline voor security, monitoring en het management van devices en identiteiten
In de vorige blog beschreven we al hoe belangrijk cybersecurity is voor woningcorporaties. Wij werken daarom bij de baseline met een stoplichtmethode: Rood: instellingen worden afgedwongen. Oranje: betreft aanvullende (beveiligings)keuzes waarbij wij adviseren en in basis wordt uitgegaan van een standaardwaarde. Groen: betrekking op gebruikersinstellingen en lay-out en kunnen in overleg ten alle tijden aangepast worden.
Stap 3: Ingebruikname van Microsoft Cloud services
De ingebruikname is erop gericht dat de landingspagina ingericht wordt, waarbij Microsoft Teams de basis vormt. Microsoft SharePoint Online en OneDrive worden ook ingericht. Allemaal bedoeld om gebruikers hun dagelijkse werkzaamheden te laten uitvoeren. Bij deze inrichting wordt rekening gehouden met de mogelijkheden van nieuwe diensten. Deze fundering is van essentieel belang om het platform, de moderne werkplek, optimaal te benutten en de geschetste voordelen te behalen. Samen bepalen we de ideale inrichting. We zijn ons ervan bewust dat een moderne werkplek een behoorlijke verandering voor medewerkers is. Met onze adoptieaanpak zorgen we ervoor dat de medewerkers enthousiast zijn over de aanstaande verandering en direct hun dagelijkse werkzaamheden kunnen oppakken. Tijdens een intake lichten we onze adoptieaanpak nader toe. We starten met de intake waarbij we op zoek gaan naar ambassadeurs. Deze ambassadeurs vormen de gebruikersvertegenwoordiging van de klant. Tijdens ons ambassadeursprogramma leiden wij de ambassadeurs op om zelf de medewerkers te trainen in het werken met de moderne werkplek. Hierbij worden naast klassikale trainingen ook verschillende middelen aangereikt zoals handleidingen en korte instructiefilmpjes. Het ambassadeursprogramma is een continu proces. Na de eerste ingebruikname van de moderne werkplek ligt de focus op inspiratiesessies over nog niet gebruikte functionaliteiten, updates omtrent nieuwe mogelijkheden en het invullen van behoeftes vanuit de (gebruikers)organisatie.
Stap 4: Continu innoveren, verbeteren en service verlenen
Bij een moderne werkplek en het werken met Cloud services, cloudiensten en SaaS-applicaties worden applicaties continu bijgewerkt en nieuwe mogelijkheden toegevoegd. Dat is een groot verschil met de meer traditionele oplossingen, want daarbij is het beheer en support plat gezegd puur gericht op het foutloos laten werken van applicaties en het ondersteunen van gebruikers. Dat wordt gezien als het ontzorgen van klanten. De gebruikersondersteuning is bij veel managed service providers (MSP’s) nog steeds overwegend reactief en vraag gestuurd.
The Sourcing Company onderscheidt zich hierin door gebruikers en gebruikerstevredenheid echt centraal te stellen; service verlenen zit in ons DNA. Onze dienstverlening is reactief waar nodig, gebruikers kunnen via onze eindeloze support, altijd terecht bij de servicedesk. De servicedesk bestaat uit specialisten met specifieke branchekennis, dus ook voor woningcorporaties. We maken ook geen onderscheid in eerste-, tweede- en derdelijns meldingen. Als klant spreek je direct met een specialist die voor je aan de slag gaat. Ruim 85% van de meldingen wordt daardoor in het eerste contact opgelost!
Natuurlijk bewaken we proactief de baseline en allerlei andere variabelen via monitoring. Onze proactieve dienstverlening gaat nog een stap verder: we zorgen dat medewerkers de moderne werkplek maximaal benutten. Dat doen we door gevraagd en ongevraagd adviezen te geven. Stapsgewijs kijken we welke extra functionaliteiten waarde toevoegen en interessant zijn om in gebruik te nemen. Er wordt door onze ‘Prettig werken consultants’ geanalyseerd of er processen (bijvoorbeeld een goedkeuringsproces of het on- en off boarden van personeel) in workflows kunnen worden gezet of zelfs geautomatiseerd kunnen worden.
Prettig werken als resultaat
Ook verzorgen we, indien nodig, bewustzijnssessies waarbij we bijvoorbeeld gebruikers leren hoe malware en andere cybercriminaliteit herkend worden. Onze ‘Prettig werken consultants’ verzorgen periodiek inspiratiesessies, waarbij zij medewerkers bewust maken van de mogelijkheden van de productiviteitssuite. We zorgen dat we nauw in gesprek blijven met de ambassadeurs en andere stakeholders. Als (h)echte business partner realiseren wij een langdurig partnership. Enerzijds op basis van een gestructureerde en op duidelijke afspraken gebaseerde klant-leverancier-verhouding en anderzijds in een nauwe en collegiale samenwerking met medewerkers van de organisatie en derden.
Ook zin in de sleutel van Cloud succes?
Neem dan hier contact met ons op om een succesvolle overdracht mogelijk te maken.
