Het CRM-systeem wordt almaar uitgebreid. Dat is een goede zaak, want uw bedrijf draait om en op contacten. Maar uitbreiding betekent kans op vervuiling; het niet terug kunnen vinden van die ene connectie of bijvoorbeeld automatische mails naar mensen die al een tijd ergens anders werkzaam zijn. Het probleem ontwikkelt zich geleidelijk totdat het zo groot is dat het de werkzaamheden bemoeilijkt in plaats van ondersteunt. Als u bekijkt dat jaarlijks 30 tot 40 procent van een CRM-systeem aangepast moet worden, begrijpt u dat het up-to-date houden niet met eén druk op de knop geregeld is. We hebben 5 tips hoe u en uw collega’s kunnen zorgen voor een schone database die voor u werkt.
1. Structuur is efficiency
Overzicht in het CRM is belangrijk, het maakt dat u sneller de juiste informatie in handen heeft. Zorg dat u voldoende parameters toevoegt die ervoor zorgen dat u snel de juiste gegevens kunt vinden en waar nodig bundelen. Denkt u aan parameters als relatietype, demografische gegevens, dossiernummers, jaartallen, etc.
2. Consistente dataverwerking
Standaardiseren is belangrijk, zo heeft u altijd gelijkvormige data en dat is heel prettig. Leg samen met uw collega’s vast wat een standaard is die bij uw kantoor past. Denk aan zaken als de aanhef, hoofdlettergebruik, voornamen en/of initialen. Of het nu gaat om het uitsturen van een mailing of het maken van naamkaarten voor een event, consistentie straalt professionaliteit uit.
3. Direct handelen
Herkent u situaties waarin u of een collega een visitekaartje in een la bewaart, het adres op een kladblok schrijft of een telefoonnummer alleen in een eigen telefoonbestand staat? Een volledig up-to-date CRM heeft al die gegevens nodig en het liefst direct. Het invoeren van de gegevens is vaak snel gedaan en u wint die tijd zeker terug als u de gegevens later direct kunt opzoeken in het CRM in plaats van onderin uw lades.
4. GDPR-proof
De General Data Protection Regulation, kortweg GDPR, sommeert ieder bedrijf waakzaam te zijn op de privacy van contactgegevens. Naast het feit dat het vanzelfsprekend een moreel belang heeft, staan er ook flinke boetes op het schenden van deze Europese verordening. Nauwkeurige dataverwerking, direct in het CRM, opgenomen in een veilige, hybride cloudomgeving, waarborgt de veiligheid van de informatie.
5. Verantwoordelijkheid en controle
Waar in het digitale landschap veel zaken met een paar drukken op de knop geregeld zijn en vernieuwd worden, werkt dit bij een CRM anders. Het handmatig invoeren van contactgegevens is de basis en het geregeld controleren van de data bewaakt de kwaliteit. Een document met de standaarden is een mooie basis, maar daarnaast moet iedereen zijn eigen verantwoordelijkheid nemen om deze standaarden op te volgen. Het is goed om één medewerker verantwoordelijk te maken. Deze kan de database geregeld controleren en collega’s erop aanspreken als gegevens ontbreken, niet juist zijn ingevuld of niet meer relevant zijn.
Bij The Sourcing Company adviseren wij onze juridische klanten Dynamics 365 CRM. Er is geen enkele CRM-leverancier die meer tijd besteed aan ontwikkeling en onderzoek dan Microsoft en dat is te merken in de kwaliteit van hun CRM. Dynamics 365 CRM is automatisch opgenomen in onze Magistra-oplossing, een speciale oplossing voor de juridische sector. Wilt u meer weten over Magistra, download dan nu onze gratis whitepaper over Magistra. Natuurlijk kunt u ook altijd vrijblijvend contact met ons opnemen om de mogelijkheden van Dynamics 365 CRM voor uw bedrijf te bespreken.
Download onze
whitepaper over Magistra
Wilt u meer weten over alle facetten die een online werkplek voor de juridische sector moet bevatten? Download dan nu gratis onze whitepaper over Magistra.
