Als eigenaar, partner of medewerker van een advocatenkantoor of andere organisatie weet u als geen ander hoe belangrijk privacy is. U wilt de richtlijnen volgen en uw cliënten beschermen. In de digitale omgeving waar u werkt wordt veiligheid geclaimd, maar u kunt deze niet controleren. Wat wordt opgeslagen en hoe lang? Wie heeft toch inzage en wat kan en mag gedeeld worden met derden? Alle verschillende systemen en software bieden verschillende garanties en om alles te overzien heeft u een dagtaak aan het doornemen van “terms & conditions”. Met deze 7 tips krijgt u meer overzicht en controle, zodat u uw cliënten te allen tijde privacy kunt garanderen.
1. GDPR
In mei 2018 is de GDPR van kracht gegaan. Deze Europese verordening, de General Data Protection Regulation, is in Nederland ook bekend onder de naam AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming. De GDPR heeft grote invloed op vele beroepsgroepen, zeker ook in de juridische sector. Als jurist weet u natuurlijk wat u te doen staat. Echter, hóe u het moet doen is een tweede. Voorkom boetes en vraag een specialist om u te informeren over de exacte invulling voor uw kantoor.
2. Wachtwoorden
Het lijkt een inkopper, maar helaas wordt deze nog vaak naast geschoten; de wachtwoorden. We weten allemaal dat we voor een veilig, niet voor de hand liggend wachtwoord moeten kiezen. Dat we een wachtwoord niet vaker dan één keer kunnen gebruiken en dat we ook geregeld nieuwe wachtwoorden moeten aanmaken. Weet dat hackers en hun apparatuur steeds slimmer worden en denk vooral niet dat het u nooit zal overkomen. Gebruik een veilig systeem om alle wachtwoorden in op te slaan, bij voorkeur versleuteld.
3. Expertise
Expertise en vakmanschap inschakelen is een juiste stap in het realiseren van een veilige werkomgeving. IT-bedrijven weten als geen ander waar u rekening mee moet houden bij het opslaan en delen van data. Het uitbesteden van ICT ontzorgt en maakt dat u zich kunt focussen op uw kerntaken.
4. Rechtenstructuur
Onderzoek of de systemen waar u mee wilt werken verschillende rechtenniveau’s kennen. Urenregistratie is bijvoorbeeld een toepassing waar niet iedereen op kantoor dezelfde rechten in zou mogen hebben. Wie mag wat invoeren en wie kan wat lezen? Als alles op de juiste manier is ingesteld kan u de veiligheid van de data beter waarborgen.
5. Dataopslag in Nederland
Wanneer data wordt opgeslagen in de Cloud is het een grote pré wanneer de server in Nederland gesitueerd is, bij een Nederlands bedrijf. Dit betekent dat deze onder de Nederlandse wetgeving valt en dat waarborgt meer veiligheid en bescherming. Azure Stack is hiervoor een goede oplossing, want met Azure Stack heb je alle functionaliteiten van Micrsoft Azure, maar omdat het eigendom is van een Nederlands bedrijf en de Azure Stack in Nederland staat is de Nederlandse wetgeving van toepassing.
6. Software up-to-date
Verouderde software vergroot de kans op datalekken. Niet alleen de security-software vraagt om updates, ook besturingssystemen voor applicaties moeten op tijd geüpdatet worden. Bij een systeem als Magistra worden alle updates automatisch doorgevoerd en bent u dus altijd verzekerd van de hoogste beveiligingsgraad.
7. Veiligheidsbeleid
Bedrijven en organisaties, profit en non-profit, overheden en semi-overheden; alle zijn afhankelijk van de digitale wegen. Die afhankelijkheid wordt alleen maar groter. Zeker als personeel steeds meer vanuit verschillende locaties, op bedrijfsdevices en eigen devices, werkt, dan is beleid op veiligheid noodzaak. Stel samen of met een externe partij het beleid op en maak iemand verantwoordelijk voor controle.
The Sourcing Company kijkt graag samen met u hoe uw data toegankelijk, maar altijd veilig, bewaard en gedeeld kan worden. Wij kiezen voor opmaat-oplossingen die passen bij de werkwijze van uw kantoor. U vindt onze contactgegevens hier.
Online werkplek voor de juridische sector
Wist u dat wij de juridische sector een speciale oplossing hebben ontwikkeld? Magistra, is de meest complete werkplek voor de juridische sector die veilige en betrouwbare dataopslag mogelijk maakt. Wilt u meer weten over Magistra? Download dan nu gratis onze whitepaper.
