Wat je allemaal met Microsoft Teams kunt doen beschreven we al eerder in deze blog. Maar nu een groot gedeelte van Nederland thuis aan het werk is en veel kantoormedewerkers vanaf de slaapkamer, werkkamer of keukentafel gebruikmaken van het videobellen leek het ons zinvol om in plaats van het ‘wat’ eens het ‘hoe’ te beschrijven in de vorm van 8 praktisch bruikbare tips. Doe er je voordeel mee.
Tip 1: Zoek een rustige werkplek
Mogelijk heb je zelf al online vergaderingen meegemaakt waar de kinderen van collega’s onverwachte deelnemers zijn. Herinner je je dit BBC Interview nog wat destijds viraal ging? Soms zul je zelfs de deur op slot moeten doen of de ramen moeten sluiten in verband met ongewenst geluid van verkeer op straat.
Tip 2: Dubbelcheck de achtergrond
Zorg ervoor dat deelnemers aan de onlinevergadering niet op beeld dingen zien die privé moeten blijven of het gesprek afleiden. Als extra tip kan je in Microsoft Teams bij ‘meer opties’ kiezen om de achtergrond te vervagen. (Blur my background) Zorg daarnaast voor voldoende licht zodat het voor deelnemers ook plezierig is om naar jou te kijken.
Tip 3: Let op de positie van je camera
Stel dat je letterlijk 30 centimeter tussen jouw neus en die van een ander zou hebben, dan voelt dat in de meeste gevallen nogal onprettig. Zo is het ook met online vergaderen. Zorg dat er boven je hoofd wat ruimte op het beeld blijft.
Tip 4: Kijk niet naar je toetsen, maar naar de camera
Ja, het is even wennen, maar net zoals in elke vergadering. Mensen aankijken waar je tegen praat is vele malen beter dan naar de grond toe een verhaal vertellen. Wees je daar bewust van.
Tip 5: Doet je geluid het? Test!
Voordat je met meerdere collega’s of klanten in een online vergadering gaat is het zinvol om vooraf met een collega te testen of het geluid goed staat. Het gebruiken van een headset of oordopjes zorgt overigens voor een voller en beter geluid doordat achtergrondgeluiden neutraliseren. De extra tip met betrekking tot geluid; zet je geluid op ‘mute’ als je niet zelf aan het presenteren bent.
Tip 6: Houd je aan de agenda en zorg voor structuur
Als je zelf de voorzitter bent van een onlinevergadering zorg er dan voor dat je vooraf per e-mail een duidelijke agenda hebt gezonden. Anders dan in een face to face vergadering is namelijk dat je online minder in de gaten hebt of deelnemers aan het afdwalen zijn. Zorg dus meer dan ooit voor structuur.
Tip 7: Stel tussentijds vragen, zorg voor interactie
Natuurlijk is dit afhankelijk van het onderwerp, maar ongetwijfeld heb je weleens een online vergadering bijgewoond waar plotseling een vraag gesteld werd en er niemand een antwoord gaf. In de meeste gevallen duurde het dan te lang of was het te saai. De laptop bleef wel aanstaan, maar er werd ergens anders koffiegedronken, de was gedaan of de hond uitgelaten. Vragen stellen houdt het levendig.
Tip 8: Vermijd joggingbroeken en ongeschoren gezichten
Zeker als je met klanten in beeld zit is het niet professioneel om in huispakken, joggingbroeken of oude T-shirts deel te nemen. Natuurlijk hoef je niet in colbert of mantelpak in je werkkamer te gaan zitten, maar zorg voor een professionele uitstraling.
Veel werkplezier toegewenst, want klanten en collega’s kun je nog steeds op een online manier ontmoeten met behulp van Microsoft Teams.
Natuurlijk hopen we je binnenkort ook weer de hand te mogen schudden.
