Het bekende Skype for Business, om mee te bellen en online te vergaderen, is tegenwoordig onderdeel van Microsoft Teams. Skype for Business zal na 31 juli 2021 niet meer als losse applicatie bestaan. De integratie in Microsoft Teams betekent dat alle Office 365 applicaties tijdens bellen en vergaderen eenvoudig kunnen worden ingezet.
Ook voor ons is het is de belangrijkste tool geworden voor externe- en interne communicatie. De communicatie met de klanten gebeurt steeds meer via teams waarmee we documenten, dat en overige klantinformatie delen. Ook directe communicatie via chat gebeurt steeds vaker. Dit zijn onze ervaringen:
Echt online met klanten samenwerken
Niet alleen wij zijn blij met Microsoft Teams, maar vooral ook onze klanten. Bij elk klantproject wat we uitvoeren maken we een intern projectteam aan in Teams en voegen ook de juiste contactpersonen van de klant eraan toe. Met als resultaat dat de status van het project voor iedereen duidelijk is, documenten ingezien en gedeeld kunnen worden en er nauwelijks misverstanden zijn, bijvoorbeeld over mogelijk gewijzigde planningen. Wij zien Microsoft Teams dan ook als een tool waarmee we echt online met elkaar samenwerken, alsof we samen met de klant één bedrijf vormen. Maar er is meer:
30% tot 40% minder e-mail
Zowel het interne- als externe e-mailverkeer is sterk teruggedrongen. De onderlinge communicatie verloopt direct, namelijk via chat. Naast een minder volle e-mail inbox levert dat nog een belangrijk voordeel op, want:
Chats zijn te verwijderen of aan te passen
Niets is menselijker dan het maken van een fout. Stuur je iets foutief per e-mail dan zit het blijvend in de e-mail inbox van de ontvanger. Een chat in Microsoft Teams is eenvoudig te verwijderen of aan te passen. Een foutief verzonden e-mail is vaak zo permanent dat het zelfs de nummer één is op het gebied van het onbewust schenden van de privacy (AVG). Vaker chatten is dus ons advies.
Integratie met Microsoft SharePoint
Voor de documenten, die binnen de verschillende projecten gedeeld worden, is er een automatische koppeling met Microsoft SharePoint. Door een link toe te voegen hebben klanten en teamleden altijd toegang tot de laatste versie.
Het slim delen van nieuws
Er is binnen Microsoft Teams een announcement-functie actief waarmee in één keer belangrijk nieuws medegedeeld kan worden met de hele organisatie. Aan dit bericht voeg je desgewenst eenvoudig een bijpassende afbeelding toe. Daarnaast is het mogelijk geworden om één bericht tegelijkertijd in verschillende teams te plaatsen, bijvoorbeeld als het informatie betreft die voor alle klantgroepen van belang is.
De hub voor ‘altijd en overal werken’
Microsoft Teams is onze primaire communicatietool geworden. Naast dat we Teams gebruiken op klantniveau zetten we het ook in als middel om nieuwsberichten met elkaar te delen of bijvoorbeeld te weten wanneer collega’s jarig zijn. Daarnaast zullen we binnenkort ook het belverkeer integreren in Microsoft Teams voor een nog betere dienstverlening.
Aanvullende informatie
Dit zijn onze eigen ervaringen met Microsoft Teams, maar eerder schreven we in deze blog al over slimmer samenwerken met deze tool.
Wil je, net als ons, dat Microsoft Teams de hub wordt van het altijd en overal samenwerken in Office 365? Vergeet dan niet, als je gebruik maakt van Teams, om ook de handige app op je smartphone te installeren.
Geïnteresseerd geraakt? Bel telefoonnummer: 088 – 77 11 000 of e-mail ons op: servicedesk@thesourcingcompany.nl
